Kundintervju med Katarina Ekman, konfidentanvändare

Katarina Ekman, konfidentanvändare

“När GDPR kom och vi inte längre fick maila eller lagra personuppgifter någonstans, blir vi alldeles iskalla, precis som säkert många andra … Det var en väldig sten som föll från mitt hjärta när jag fick börja med Konfident”

Lyssna till Katarina Ekman, VD Ekman Ekonomi, där hon i ett samtal med Fredrik Beckman, Hyker Security, delar med sig av sina erfarenheter runt införandet av Konfident.

 


Om du inte har möjlighet att lyssna på intervjun följer den här i text (lätt redigerad):

Fredrik: Kan du börja med att berätta lite om Ekman Ekonomi?

Katarina: Jag startade byrån 2005 och vi har hållit på i ganska många år nu och sakta tagit oss upp. Nu är vi fyra konsulter, inte så stort men vi har ändå rätt så många kunder. Vi har cirka 100 stycken och jobbar mycket med dem. Vi ser till att ha så stor spridning som möjligt eftersom vi lär oss mycket av att ha olika typer av verksamheter att jobba med. Det tycker vi är jättekul. Så vi har inga speciella preferenser om vad vi jobbar med.

Fredrik: Hur viktigt är det med säkerhet?

Katarina: Redan innan GDPR var vi oerhört säkerhetsfixerade genom att ta mycket backuper och ha kassaskåp, för att bevara material. Men sen när GDPR kom fick vi inte längre maila eller lagra personuppgifter någonstans. Då blir vi iskalla, precis som säkert många andra. Vi försökte först med att man kan ha medgivande men det dög ju inte så vi letade efter en lösning väldigt intensivt.

Jag fick ett tips via en kund om er, Hyker, och föll direkt för att det var väldigt enkelt att komma igång. Just det här att allting är så krypterat, från man lägger upp det tills man laddar ner det, och allt det där känns väldigt bra och enkelt att jobba med.

Fredrik: Det blir ju ännu tuffare nu, GDPR har ju kommit för att hantera privatpersoners information men det kommer nu även någonting som heter NIS-direktivet. Jobbar du någonting med större organisationer och myndigheter?

Katarina: Nej, vi gör ju inte det.

Fredrik: Men ni kanske har kunder som gör det?

Katarina: Ja, det har vi.

Fredrik: Det är ju en lång kedja här, deras direktiv som handlar om säkerhet och säkerhetsklassad information kommer leda till massa förändringar som kommer sippra ner även till såna som er, som är underleverantörer till underleverantörer, så att säga, till myndigheterna. Det stora problemet där är ju just: Vem äger nycklarna? Vem har hand om moln-tjänsten?

Fredrik: Känner du till Cloud Act?

Katarina: Jo, det där känner vi till. Vi är ju anslutna till SRF och har gått deras GDPR kurser och då berördes alla de punkterna just för större företag, vi har inte lyssnat så noggrant eftersom inte vi är berörda.

Fredrik: Nej, jag förstår. Men det är jättebra att man går ut med informationen för det här är ju kritiskt. Många bolag som inte hänger med kommer ju riskera att bryta mot lagen på grund av okunskap, så att säga. Cloud Act innebär att den amerikanska leverantören kan tvingas lämna ut sina kunders data på servrar som ligger i Europa. Så om du använder en amerikansk leverantör och har myndighetskänslig information som inte får hamna utomlands, så ligger du väldigt risigt till.

Katarina: Typ transportstyrelsen då?

Fredrik: Till exempel ja, alldeles rätt. Lägger du det på en amerikansk server, till exempel någon av våra kollegor i branschen Dropbox, Google drive eller vad som helst, det som alla använder idag.

Katarina: Väldigt få vet ju var deras material ligger, på vilka servrar. Det är ett jätteproblem tror jag.

Fredrik: Det är ett problem som man har duckat för men det kommer att bli ett jätteproblem i och med de här nya lagstiftningarna som kommer att drabba oss allihopa. Då är det väldigt bra att veta att om man kör vår tjänst, eller en liknande tjänst, det kommer ju komma liknande. Det vi gör är ju lösningen. Det kommer komma andra tjänster som också skyddar hela vägen på det här sättet.

Katarina: Var ligger den servern som ni jobbar emot?

Fredrik: Den som vi kör ligger i Holland.

Katarina: Jaha, där ser man.

Fredrik: Ja, den ligger i Holland, vi ser till att hålla allt inom EU. Men det är det som är en av våra tekniska styrkor, det spelar ju oss ingen roll, eftersom att även om datat i krypterat format ligger där så är det ju inte tillgängligt. Det går inte att komma åt utan nycklarna som du har liggande lokalt i din dator. Så det går inte att komma åt det, datat ligger där men inte informationen så att säga. Informationen är bara tillgänglig i din dator. Säkerhet är väldigt tekniskt och komplext men vi har försökt göra det enkelt med Konfident.

Fredrik: Hur har ni ändrat ert arbetssätt? Nu är det rätt så nytt alltihopa, förstås. Men har ni ändrat någonting med Konfident? Har det blivit enklare? Snabbare? Har det blivit mer komplext?

Katarina: Vi har självklart ändrats. Vi skickar inte längre ett mail utan att fundera på om det innehåller några personliga uppgifter? För det är just mail som är det stora problemet för oss. Vi skickar också mer brev än vad vi gjorde förut när vi inte vågar skicka något på mail. Det har vi ändrat på, vi är väldigt försiktiga med vad vi mailar ut.

Fredrik: Men ni har inte valt att lägga det i Konfident än så länge som kommunikationsväg?

Katarina: Jo, där lägger vi väldigt mycket. Allting som är löpande, alla kunders lönespecar, alla deras deklarationer, allt sånt lägger vi på Konfident. Absolut. Men andra typer, som när man skickar till exempel till en myndighet om en person och så vidare. Vi mailar inte till Skatteverket till exempel, när man frågar om någon person utan då får de ett brev istället, det är så jag menar.

Fredrik: Hur har det gått att introducera detta internt? Jag tänkte eftersom man måste lära om och sluta maila som du säger.

Katarina: Internt är det inga som helst problem. Alla har varit med på kurser och tycker det är spännande med nytt och sånt. Det har inte varit något bekymmer alls.

Fredrik: Så bra! Externt då, med de kunder som ”drabbas” av era förändrade rutiner?

Katarina: Jag skulle tippa att 94-95% fungerar perfekt. De verkligen anammar detta och tycker det är jättebra. Sen är det väl 2,3,4 stycken som inte tycker om tekniken alls. Det kan ju vara på grund av oförmågan att klara av och förstå det hela, men det finns också den här oron över att lägga ut sina egna uppgifter någon annanstans. De kan inte tänka sig att den där krypteringen är så säker.

Fredrik: Jag förstår precis. Det är ett generationsskifte inom tekniken som vi driver, att använda tekniken på ett nytt sätt och det är inte alla som är trygga med det än så länge. Det är trevligt att det ändå är så många som har accepterat ert förändrade arbetssätt.

Katarina: Jag får säga att det är väldigt viktigt att vara pedagogisk. Vi har verkligen gått ut med informationen till våra kunder, med tydliga instruktioner om exakt hur man ska använda det och så har vi hjälp dem över telefon. Det är viktigt att de verkligen får allt stöd att komma igång, att du introducerar det på ett väldigt tydligt sätt, och inte bara låta det där mailet från Konfident komma. Vi har hängt med dem från att de skriver in sitt personnummer första gången, att det är vårt företag som är deras workspace och allt sånt. Ja, det är bra att man hjälper dem att komma igång.

Fredrik: Absolut, det lägger jag på tips och råd till andra byråer. Jag tycker det låter väldigt bra att köra den här typen av utskicksmail men kanske till och med lite kursverksamhet. Det är ju också en chans att träffa kunderna och prata om lite andra saker än deras vanliga problem.

Katarina: Jo men också prata om GDPR för de vet ju ingenting om det. Då hinner vi också förklara vilket vite som kan utgå om man nu skulle åka dit om de skulle göra en flygande kontroll.

Fredrik: Vad tycker du fungerar bra idag med Konfident? Det utvecklas ju hela tiden.

Katarina: Jag har ju varit ganska tidig i det och haft synpunkter på förbättringar och nu när ni verkligen har gjort det som jag längtade efter så tycker jag att det funkar så himla bra. Att jag nu kan kategorisera företagen och att jag kan sortera i bokstavsordning, gör det så mycket bättre för innan så fick jag leta väldigt mycket i listan när jag skulle lägga upp någonting.

Fredrik: Ja, det är ju precis den här typen av feedback vi får av de första kunderna, eller ja, av alla kunder. Det är ju det som driver utvecklingen framåt. Du har ju sett första versionen nu och lösningarna på de här sakerna du förde fram, och de kommer ju utvecklas de också.

Katarina: Det är jättebra.

Fredrik: Vad kan då bli bättre? Vad saknar du?

Katarina: Jag skulle vilja ha bättre funktioner för att kunna ta bort saker. Till exempel kunna ta bort allt från en kund eller en användare som inte längre ska finnas kvar.

Fredrik: Alltså slänga ett helt team eller slänga alltihopa? Vi ska lägga det på listan så att vi gör det tydligt. Är det något annat du saknar, mer övergripande funktionalitet i det hela?

Katarina: Ingenting jag kan tänka på nu, det kan hända att det kommer allt eftersom jag laddar upp saker för vi har ju inte levt med det här så himla länge.

Fredrik: Många pratar om integrationer. Är det något sånt du ser? Typ “Oj, tänk om man slapp och det var bara att trycka på en knapp”?

Katarina: Men jag tycker inte att det är så jobbigt det här. Jag har nämligen två skärmar så då sitter jag med Konfident på den ena och klickar upp alla på den andra. Det går lika snabbt som att skicka iväg ett mail.

Fredrik: Ja men det är jättebra. Då har vi ju nått vad vi tänkte oss.

Katarina: En sak som jag kan tänka på: När man är där inne och ska lägga upp filer, det är ju en rent teknisk sak, då har man ju kanske fem olika mappar på en kund och nu vill jag ha in den just i lönemappen då skulle jag ju önska att precis som in en vanlig dator att om jag ställer mig på den mappen och laddar upp så hamnar det i den mappen direkt, så blir det ju inte. Den hamnar alltid utanför så får jag själv föra det till den mappen jag vill ha den.

Fredrik: Just den funktionen finns i vår to-do list. Vi har en lång lista med många sådana förbättringar och det är en av de sakerna som finns i den listan, det vet jag. Så den kommer men jag kan tyvärr inte lova exakt vilken vecka den kommer, men den kommer.

Katarina: Och sen då när man står där uppe, så markerar du ju i vänsterspalten vilket team du ska göra något med. Den markeringen, den skulle kunna vara röd eller väldigt skarp så att jag verkligen ser att jag är inne på rätt kund. Det kan jag känna ibland, är jag inne på rätt nu för den är inte så jättetydlig och det skulle kännas väldigt tråkigt att lägga upp det i fel mapp.

Fredrik: Absolut, jag förstår. De här tonerna som är väldigt estetiska kan vara svåra att se, på vissa skärmar framförallt, att det är svårt att se kontrastskillnader och så vidare.

Katarina: Ja den kan vara ganska otydlig, i alla fall när jag tittar. Jag får titta två gånger så att jag är säker på att jag är på rätt person så att säga.

Fredrik: Jag tar det till mig. Vi lägger upp det på listan. Det är ju kul att det fungerar så bra för dig ändå.

Katarina: Ja det tycker jag verkligen. Det var en väldig sten som föll från mitt hjärta i alla fall när jag fick börja med detta. Det var jobbigt innan det.

Fredrik: Ja, det låter jättekul.

Katarina: Nej men annars så, vi tutar och kör. Nu har vi precis gjort lönerna och det har känts jättebra.

Fredrik: Kanon. Då ska jag tacka dig för att jag fick ställa frågorna och fick ta din tid så här på morgonen. Det var jättetrevligt att jag fick ringa dig.

Katarina: Tack själv!

image
The secure workspace that does not keep your keys